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1. 질의요지

가. 조합총회 및 조합의 이사회 등에 제출된 서면결의서가 「도시 및 주거환경정비법」 제81조제1항에 따른 공개대상인지?

  나. 만약 위 서면결의서가 공개대상일 경우, 서면결의서를 제출한 조합원의 동의 없이도 공개가 가능한 것인지?

  다. 「도시 및 주거환경정비법 시행규칙」 제22조제2항에 따르면 법 제81조제1항에 따른 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 하는데, 위 서면 또는 전자문서에 사용목적이 기재되지 않은 경우 사업시행자 등은 열람·등사 요청에 응하지 않아도 되는지?

2. 회답

 가. 질의 가에 대하여 

  조합총회 및 조합의 이사회 등에 제출된 서면결의서는 「도시 및 주거환경정비법」 제81조제1항에 따른 공개대상으로 보아야 할 것입니다.

 나. 질의 나에 대하여

  서면결의서를 제출한 조합원의 동의가 없더라도 서면결의서의 공개는 가능하다고 할 것입니다.

 다. 질의 다에 대하여   

  「도시 및 주거환경정비법 시행규칙」 제22조제2항에 따르면 법 제81조제1항에 따른 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 하는데, 위 서면 또는 전자문서에 사용목적이 기재되지 않은 경우 사업시행자 등은 열람·등사 요청에 응하지 않아도 된다고 할 것입니다.

3. 이유

 가. 질의 가에 대하여 

  「도시 및 주거환경정비법」(이하 “도시정비법”이라 함) 제81조제1항 전단에서는 추진위원회위원장 또는 사업시행자(조합의 경우 조합임원, 도시환경정비사업을 토지등소유자가 단독으로 시행하는 경우 그 대표자를 말함)는 정비사업시행에 관하여 다음 각 호의 서류 및 관련 자료를 조합원·토지등소유자 또는 세입자가 알 수 있도록 인터넷과 그 밖의 방법을 병행하여 공개하여야 하며, 조합원 또는 토지등소유자의 열람·등사 요청이 있는 경우 즉시 이에 응하여야 한다고 규정하면서 제3호에서 추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록을 규정하고 있습니다. 

  위 규정의 문언에 따르면 추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록은 공개대상인 서류에 해당한다고 할 것인데, 의사록의 의미에 관해서는 도시정비법에 명확하게 규정되어 있지 않으나, 일반적으로 의사록이라 함은 회의가 진행되는 과정 및 결과, 참석자들의 안건에 대한 의사 등을 기록한 것이라 할 것입니다.

  한편, 서면결의서라 함은 총회 등에서 조합원 등이 의결권을 행사함에 있어 불가피한 사유로 직접 참석하기 곤란한 경우, 안건에 대한 의사를 서면으로 표시한 것인 점을 고려하면, 서면결의서는 의사록의 일부 또는 적어도 의사록
과 관련된 자료라고 볼 수 있을 것입니다. 

  특히, 도시정비법 제81조제1항에서 의사록 및 관련자료를 공개하도록 한 것은 정비사업 시행과정의 투명성을 제고하고, 조합원 등의 알권리를 보호하기 위한 것이므로, 이러한 취지에 비추어 볼 때 정비사업시행을 위한 주요한 결정이 이루어지는 창립총회, 조합총회, 조합의 이사회·대의원회의 의사결정과정은 공개되어야 할 것이고, 이러한 의사결정과정에 있어서의 핵심은 조합원 등의 안건에 대한 찬·반 의사표시라고 할 것인바, 그렇다면 조합원 등의 의사표시가 기재된 서면결의서도 공개대상서류로 보아야 할 것입니다.

  따라서, 조합총회 및 조합의 이사회 등에 제출된 서면결의서는 도시 정비법 제81조제1항에 따른 공개대상으로 보아야 할 것입니다.

 나. 질의 나에 대하여

  도시정비법 제81조제1항 전단 및 제3호에 따르면 정비사업의 시행에 관한 추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록 및 관련 자료를 공개하도록 하고 있을 뿐, 위 자료를 공개하는 경우 조합원 등의 동의를 받을 것을 요구하고 있지 않습니다. 

  또한, 서면결의서에는 이를 제출한 조합원 등의 신상 정보가 기재되어 있으나, 도시정비법 제81조제3항에 따라 공개 및 공람의 적용범위·절차 등에 관하여 필요한
 사항을 정한 같은 법 시행규칙 제22조제1항에서는 법 제81조제3항에 따라 같은 조 제1항 및 영 제70조의 공개 대상 서류 및 관련 자료는 개인의 신상정보를 보호하기 위하여 이름, 주민등록번호 및 주소를 제외하고 공개하도록 하고 있으므로, 공개되는 서면결의서는 안건에 대한 찬반의 의사표시만이 기재되어 있을 뿐 특정인을 식별할 수 있는 개인 정보가 포함되어 있지 아니하므로, 공개되는 서면결의서가 개인정보로서의 성격이 있음을 전제로 하여 이를 제출한 조합원 등의 동의가 필요하다고 볼 수는 없습니다. 

  따라서, 서면결의서를 제출한 조합원의 동의가 없더라도 서면결의서의 공개는 가능하다고 할 것입니다. 

 다. 질의 다에 대하여

  도시정비법 제81조제3항에 따라 공개 및 공람의 적용범위·절차 등에 관하여 필요한 사항을 정한 같은 법 시행규칙 제22조제2항에 따르면 법 제81조제1항에 따른 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 한다고 규정하고 있으므로, 공개요청을 위한 서면등에는 사용목적 등을 기재하여야 할 것이고, 사용목적을 기재하지 아니한 경우에는 적법한 공개요청이라 할 수 없어 사업시행자등이 이에 응할 의무는 없다고 보아야 할 것입니다. 

  특히, 조합원 등의 열
람·등사요청권의 남용을 방지하기 위하여 사용목적을 기재하도록 한 취지, 도시정비법에서 사용목적을 기재하라고 하였을 뿐 사용목적이나 요청횟수에 특별한 제한을 하고 있지 아니한 점 등을 고려하더라도, 사용목적을 기재하지 않는 경우에는 요청된 자료를 공개하지 않아도 된다고 할 것입니다.

  따라서 열람·등사 요청을 위한 서면 또는 전자문서에 사용목적이 기재되지 않은 경우, 사업시행자 등은 열람·등사 요청에 응하지 않아도 된다고 할 것입니다.